Enkele conclusies

Dit is -kort gezegd- het uitgangspunt van waaruit in dit onderzoek naar de samenwerking tussen ministeries en intermediairen is gekeken. En dat leidt, na zo'n 70 gesprekken met medewerkers van ministeries en intermediairen en vele pagina's leeswerk, tot de -wellicht verrassende- constatering dat er weinig gegevens zijn over de bijdrage van intermediairen aan de communicatiedoelen bij de einddoelgroep.

Hoe komt dat? In de eerste plaats doordat ministeries relatief weinig aandacht schenken aan de communicatie-bijdrage bij het samenwerken met intermediairen. Veel aandacht gaat uit naar de inhoud van de boodschap en de vorm van de samenwerking. Het schema op de volgende pagina laat communicatie en samenwerking met intermediairen zien vanuit het perspectief van een gemiddeld ministerie:

In de tweede plaats worden veel keuzes impliciet gemaakt. Er is bij medewerkers van ministeries veel kennis en ervaring met het samenwerken met intermediairen, maar deze kennis is zelden expliciet vastgelegd. De kennis zit in de hoofden van de medewerkers.

Dit is er mede de oorzaak van dat veel keuzes bij het samenwerken met intermediairen op basis van ervaring en fingerspitzengefühl worden gemaakt. Dat gaat vaak goed, maar het kan gemakkelijk leiden tot het missen van kansen en het maken van fouten, bijvoorbeeld door onduidelijkheid in verwachtingen ten aanzien van een intermediair.

Uit de gesprekken en het materiaal valt wel de conclusie te trekken dat er kansen worden gemist. Bij het analyseren van verschillende campagnes met intermediairen komen de volgende punten zeer regelmatig aan het licht:

• Afspraken worden vaak niet expliciet gemaakt, behalve als de samenwerking de vorm krijgt van uitbesteding van activiteiten en de intermediair een financiële vergoeding krijgt. Vaak wordt gewerkt op basis van vooronderstellingen, bijvoorbeeld: "als we deze intermediair informatie geven, zal hij deze informatie doorgeven aan de einddoelgroep". Opvallend is dat medewerkers van ministeries vaak wat terughoudend zijn in het maken van afspraken, terwijl de vertegenwoordigers van intermediairen aangeven concrete afspraken op prijs te stellen.
• In veel gevallen is er in de periode dat de campagne loopt (dus de periode waarin de einddoelgroep in contact komt met de boodschap) geen contact tussen ministerie en intermediairen. Hierdoor worden kansen voor bijsturing en voortgangscontrole gemist.
• Terugkoppeling van informatie van intermediairen naar ministerie is heel vaak een probleem. De oorzaak ligt zowel bij ministerie als bij intermediairen.
• Tijd speelt bij samenwerken met intermediairen een belangrijke en vaak onderschatte rol, en wel op twee manieren. Ten eerste vraagt het samenwerken met intermediairen een investering in tijd. Ten tweede is het moment waarop intermediairen worden benaderd en waarop van hen een bijdrage wordt verwacht een cruciale factor voor het succes van de samenwerking.
• Er wordt soms weinig rekening gehouden met de kosten en baten van de samenwerking voor de intermediair (onder andere mogelijkheden zich te profileren) en de verhouding tussen intermediairen onderling (waaronder concurrentie tussen intermediairen). Dit is voor intermediairen vaak net zo belangrijk als de relatie met het ministerie.

Het rapport "Kansen en keuzes" geeft een groot aantal aandachtspunten en keuzemogelijheden voor het samenwerken met intermediairen. Daarnaast geeft het tips en valkuilen.
De aandachtspunten zijn verdeeld in 6 hoofdstukken:

• Effect bij de einddoelgroep
• Keuze van intermediairen
• Wat samen doen en hoe?
• Sturing van het samenwerkingsproces
• Monitoring en evaluatie
• Fasering bij samenwerking (5 fasen)

Verder bevat het rapport 5 checklists voor verschillende aspecten van de samenwerking.